西安市开发区档案管理办法

日期::2015-10-09  阅读:1428
第一章           总 则
第一条      为了加强我市开发区档案管理和利用工作,更好地为开发区的建设和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《开发区档案管理暂行规定》和《西安市档案管理办法》,结合本市实际,制定本办法。
第二条      本办法适用于本市高新技术产业开发区、经济技术开发区、曲江新区、各区县开发区及所属园区(以下简称开发区),以及区内各机关、社会团体、企事业单位和其它组织(以下简称各单位)。
第三条      开发区档案是指开发区内各单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。
第四条      开发区档案工作是开发区工作和国家档案工作的重要组成部分。开发区管委会、党(工)委、开发总公司(以下简称开发区管理机构)以及各单位应加强对档案工作的领导,把档案工作列入开发区和本单位建设与发展计划。
第五条      开发区各级管理机构及各单位在各项活动形成的全部档案均由档案部门集中统一管理,确保档案的完整,准确与安全,并有效提供利用。
第二章           档案机构及其职责
第六条      开发区管理机构应当明确分管档案工作的领导人,确定管理档案工作的部门和人员,管理开发区的档案工作,并对区内各单位的档案工作实行监督和指导。
第七条      开发区管理机构必须建立总档案室,并积极创造条件建立档案馆,保管开发区需要永久和长期保存的档案及有关资料;区内各单位应当建立档案室,由专职或兼职人员统一管理本单位的档案。
第八条      开发区档案管理部门的职责:
1.     宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。
2.     制定开发区档案工作规划和计划并组织实施。
3.     建立健全开发区档案工作的规章制度。
4.     负责开发区总档案室(馆)的业务建设,并确定其接收档案的范围。
5.     负责对开发区各单位的档案工作进行协调、监督、检查和指导,开展档案业务的培训和服务工作。
6.     规划和组织开发区档案信息化建设。
第九条      各单位档案部门及人员的职责:
1.     贯彻执行国家档案工作的法律、法规,制定本单位档案工作计划和规章制度,并组织实施。
2.     组织、监督和指导本单位所属各部门文件材料的收集、整理和归档工作。
3.     负责本单位全部档案的接收、整理、鉴定、统计、保管等工作。
4.     负责档案信息的开发利用工作,编写档案专题资料,建立档案目录数据库,逐步实现档案管理现代化。
5.     办理领导交办的其他有关档案业务工作。
第十条      开发区内的外商投资企业,应按照《外商投资企业档案管理暂行规定》的要求,加强本企业的档案管理工作,并接受开发区管理机构总档案室(馆)的监督与指导。
第十一条        开发区档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律,有创新能力,具备档案专业知识,取得岗位资格证书。
对在档案收集、管理、保护和提供利用方面成绩显著的单位和个人,由市和区县档案行政管理部门、开发区管理机构或本单位给予奖励。对造成档案损失的要追究当事人的责任。
第三章           文件材料的收集、归档
第十二条        各单位应将各项活动中的具有保存价值的文件材料,按规定收集齐全,整理立卷,按期交本单位档案部门集中管理。任何部门或者个人不得将档案材料据为已有、自行销毁或者拒绝归档。
归档文件材料必须完整、准确、保持有机联系,反映工作全过程。
第十三条        开发区管理机构及各单位应根据本单位实际,按照国家有关规定,确定各类文件材料的归档范围和保管期限。
第十四条        开发区管理机构及各单位要根据国家有关规定,加强对建设项目(工程)档案的管理,做好建设项目(工程)文件的编制工作,建立、健全项目档案验收制度。
第十五条        开发区各单位建设工程、科技研究、技术改造、重要设备更新等项目的鉴定、验收时,应有本单位档案工作人员参加,并对该项目所形成的档案文件材料进行验收。
第十六条        归档的文件材料必须齐全完整,符合其自然形成规律,能准确地反映各项活动的真实内容和历史过程,符合文件处理与《归档文件整理规则》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。
第十七条        各单位在各项活动中形成的材料,采取随时或定期的办法向档案部门移交归档。
(1)各项管理活动形成的文件材料,在次年一季度内整理归档。
(2)建设活动的中形成的文件材料,在工程竣工验收后三个月内整理归档;同时,由建设单位向开发区档案室(馆)和所在地城建档案部门报送竣工档案各一套。
(3)会计档案在本单位财务部门保管一年后,于次年第一季度向本单位档案室移交。
(4)电子文件在形成后的三个月内归档,对于一些有特殊要求的归档电子文件,可根据实际确定归档时间。
(5)音像、实物档案在活动结束后随时归档。
(6)开发区所属国有企业合并、撤销、转让时,其档案资料按国家有关规定统一评估、移交和处置。
(7)开发区所属事业单位档案自形成之日起期满十年,向开发区档案室(馆)移交。
(8)开发区所属事业单位撤销时,其档案向开发区档案室(馆)移交。
第十八条        有下列情况之一的,有关单位应做好文件材料的收集整理工作,并在一月内向开发区档案室(馆)移交有关档案材料:
(1)开发区重要机构的建立、变更或撤销。
(2)列入市级以上的重点项目、重大科学技术研究、重大科技改造项目、重大科研成果、技术发明。
(3)获全国性荣誉证书。
(4)举办或承办的具有重大影响的活动。
(5)本单位发生的重大事件。
第十九条        开发区管理机构和各单位应将各类文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入各项管理程序和工作计划,列入有关部门和人员的职责范围,并作为目标责任制考核的内容之一。
第二十条        各单位档案部门应对各业务部门文件材料的归档工作指导、监督、检查和考核,并应提出奖惩的意见。
第四章           档案的保管和利用
第二十一条            开发区管理机构及区内各单位必须依据国家有关档案业务建设的标准、规定,建立健全本单位各门类档案的收集、整理、保管、统计、鉴定销毁和利用等各项规章制度,做好各项档案业务工作,实现档案管理的规范化、科学化。
第二十二条            各单位要根据需要要配置适宜保存档案的专用库房和必要的设备设施,确保档案的安全,并逐步采用先进技术,实现档案管理现代化。
第二十三条            开发区内规模较小、文件数量较少的单位可委托开发区管理机构总档案室(馆)进行文件材料整理和代为保管档案。
第二十四条            开发区管理机构和区内各单位档案部门应根据实际需要编制各类档案目录等检索工具,按照国家标准、规范,进行档案信息的加工整理,汇编各种专题资料、数据手册等,有效地为各项工作服务。
第二十五条            各单位应按年度规定时间向开发区管理机构总档案室(馆)报送档案机读目录。
第二十六条            各单位和公民利用档案时,应当遵守查阅档案的有关规定,不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或者擅自抄录、复制和公布档案。
第二十七条            各单位应按照有关规定做好档案收进、移交、保管、利用等情况的统计工作,按年度向开发区管理机构总档案室(馆)和上级有关部门报送档案工作基本情况统计表。档案的统计要以原始记录为依据,数据必须准确、可靠。
第二十八条            档案的鉴定工作要在各单位档案鉴定领导小组的组织下进行。对经鉴定失去保存价值的档案材料,由档案人员编制销毁清册一式两份,经鉴定领导小组审核报主管领导批准后,由销毁人和监销人在清册上签字,在指定的地点销毁。
第二十九条            中外合资企业和中外合作企业利用中方原有档案的,按照国家有关规定和双方协议、合同的规定办理。
第五章           附 则
第三十条        各开发区管理机构、各工业园区和区内各单位应制定本单位的档案管理办法。
第三十一条            本办法应用中的具体问题由西安市档案局负责解释。
第三十二条            本办法自公布之日起施行。
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